ЭДО это расшифровка

Система электронного документооборота (сокращенно ЭДО) является системой обмена электронными документами внутри компании, государственными органами и сторонними организациями. Она включает в себя создание, подписание, отправление и получение необходимой информации и документов.

В настоящее время компании переходят с бумажного на электронный документооборот по причине большого числа полезных функций таких систем. Подробнее о таких функциях:

• все бизнес-процессы оптимизируются;

• снижение денежных затрат;

• есть возможность сэкономить время персонала;

• обеспечение необходимого уровня безопасности;

• упрощение взаимодействия с государственными органами;

• улучшение сервиса для клиентов;

• контроль за движением документов в компании.

Введение ЭДО не всегда актуально для мелких компаний и индивидуальных предпринимателей, которые заключают всего несколько сделок в год. Это имеет смысл для тех больших компаний, с большими объемами документации.

Основополагающие понятия и принципы работы электронного документооборота

Основными понятиями, используемыми в ЭДО являются:

• Электронная документация — это такая информация, которая передается исключительно в электронном виде. Такая документация читается, обрабатывается и передается только в специализированных программах.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это уникальный электронный файл, принадлежащий конкретному лицу. Для того чтобы иметь такую подпись, нужно приобрести специальный сертификат. А их выдачу осуществляют только ФНС и специальные удостоверяющие центры.

• Оператор ЭДО — это компания, которая имеет нужные технические и правовые возможности и характеристики для ведения электронной документации в сторонних компаниях.

Обмен электронными документами (ЭДО) можно произвести несколькими способами: через специальный сервис, или же напрямую по электронной почте. Однако самым надежным и эффективным способом является сервис. Для того чтобы начать пользоваться программами для внедрения ЭДО, нужно подписать соглашение с оператором и убедить контрагентов сделать то же самое.

Виды электронного документооборота

ЭДО подразделяется на внутренний документооборот и внешний документооборот — с государственными органами.

Основные функции внутреннего документооборота:

• он выполняется исключительно внутри компании;

• в силу слабого правового контроля, каждая компания может устанавливать свои правила по ведению документации.

Внешний документооборот. Здесь имеется в виду обмен документами между самой компанией и ее контрагентами. Кроме того, к внешнему документообороту еще и относится обмен документами с государственными органами. К государственным структурам относятся: налоговая инспекция, трудовая инспекция и пенсионный фонд, фондом социального страхования.

Основы электронного документооборота

Электронные формы документов в компании создаются исключительно при внедрении системы ЭДО. Если работник распечатывает документ на компьютере или заполняет подготовленные стандартные таблицы — это не ЭДО.

Если же требуется перевести бумажный документ в электронный вид, работник его сканирует и передает в систему. Для подтверждения юридической силы и заверения электронных документов используется электронная подпись. Передача документов внутри компании и за ее пределами может быть осуществлена только с помощью специализированной системы электронного документооборота.

Для защиты данных от третьих лиц лучше использовать сервисы операторов, которых в России на данный момент насчитывается несколько десятков.

Электронные документы в компании могут храниться по-разному. Вот различные способы

• применение облачных сервисов;

• хранение данных в памяти компьютеров;

• применение дополнительных физических носителей;

• использование электронного архива, предоставляемого оператором ЭДО.

В настоящее время облачный сервис и электронный архив, который предоставлен компанией-оператором ЭДО являются наиболее защищенным вариантом.

С помощью сервисов руководитель компании может организовать удобную и гибкую систему электронного документооборота и обмена данными и обеспечить их грамотное и эффективное хранение.